Hochzeitsfotograf sicher buchen: der ganze Ablauf von der Anfrage bis zur Galerie

Kurz gesagt: Sicher bucht ihr euren Hochzeitsfotografen in sieben Schritten: vergleichen, anfragen, kennenlernen, Angebot prüfen, Vertrag schließen, Anzahlung leisten, Galerie sichern. Die wichtigsten Schutzmechanismen sind ein schriftlicher Vertrag mit Lieferfrist und Ausfallregel, Zahlungen nur an das Unternehmen aus dem Impressum und erst nach dem Vertrag – und dass ihr eure Bilder sofort nach der Lieferung doppelt speichert.

Wie läuft die Buchung eines Hochzeitsfotografen ab?

Die meisten Buchungen folgen demselben Weg. Jeder Schritt hat eine typische Falle, die ihr mit wenig Aufwand vermeidet:

Wie ihr die Anfrage formuliert, zeigt die Vorlage für die Anfrage. Wie ihr Angebote nebeneinanderlegt, steht im Ratgeber Angebote vergleichen.

Woran erkennt ihr vor der Anfrage, ob ein Fotograf seriös ist?

Drei Prüfungen dauern zusammen keine zehn Minuten:

• Impressum: Wer geschäftsmäßig Dienste im Netz anbietet, muss Namen und Anschrift, eine schnelle Kontaktmöglichkeit und gegebenenfalls Register- und Steuerangaben nennen.^[1] Fehlt das Impressum oder steht dort nur ein Vorname, fragt nach.
• Vollständige Galerien: Bittet um zwei komplette Hochzeiten, nicht nur um die besten zwanzig Bilder. Dort seht ihr, wie jemand mit dunklen Kirchen, Gegenlicht und langen Feiern umgeht. Was ihr dabei prüft, erklärt der Ratgeber Portfolio bewerten.
• Bewertungen: Lest die ausführlichen, auch die kritischen, und achtet darauf, wie der Fotograf antwortet. Warnzeichen für gekaufte Bewertungen nennt der Ratgeber Bewertungen richtig lesen.

Weitere Warnsignale, etwa kopierte Bilder oder Druck bei der Anzahlung, sammelt der Ratgeber Unseriöse Hochzeitsfotografen erkennen.

Was gehört in die Anfrage – und was nicht?

In die erste Anfrage gehören Datum, Ort, ungefährer Zeitrahmen, Zahl der Gäste und was euch an Bildern wichtig ist. Mehr braucht ein Fotograf nicht, um seine Verfügbarkeit zu prüfen und ein passendes Angebot zu schicken.

Nicht in die erste Anfrage gehören Ausweisdaten, eure vollständige Anschrift oder Zahlungsdaten. Die braucht erst der Vertrag oder die Rechnung.

Über Beste Hochzeitsfotografen fragt ihr bis zu fünf Fotografen mit einer Anfrage an. Die Fotografen sehen euren Vornamen und die Angaben zur Hochzeit, nicht eure E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Die Antworten landen in eurem Postfach auf der Plattform, und ihr entscheidet selbst, wem ihr eure Kontaktdaten gebt.

Was muss im Vertrag mit dem Hochzeitsfotografen stehen?

Rechtlich ist die Hochzeitsreportage meist ein Werkvertrag: Der Fotograf schuldet ein Ergebnis, ihr die vereinbarte Vergütung.^[2] Fällig wird die Vergütung grundsätzlich mit der Abnahme des Werks, also wenn ihr die Bilder als im Wesentlichen vertragsgemäß annehmt – Anzahlungen und Teilzahlungen werden im Vertrag abweichend vereinbart.^[3]

Achtet darauf, dass mindestens diese Punkte schriftlich geregelt sind:

1. Leistung: Datum, Beginn und Dauer, Orte, Zahl der Fotografen, Anzahl oder Spanne der bearbeiteten Bilder.
2. Lieferung: Frist, Form (Online-Galerie, Download, Album) und wie lange die Galerie online bleibt.
3. Ausfall: Was passiert, wenn der Fotograf krank wird – Vertretung, Rückzahlung.
4. Storno: Was gilt, wenn ihr absagt oder verschiebt. Als Besteller könnt ihr einen Werkvertrag zwar jederzeit kündigen, der Fotograf behält dann aber grundsätzlich seinen Anspruch auf die Vergütung, abzüglich ersparter Aufwendungen und dessen, was er anderweitig verdient.^[4]
5. Nutzungsrechte: Wofür ihr die Bilder nutzen dürft und ob der Fotograf sie für Werbung zeigen darf. Nutzungsrechte werden nur im vereinbarten Umfang eingeräumt.^[5]
6. Gäste und Datenschutz: Wie mit Fotos eurer Gäste umgegangen wird, etwa beim Veröffentlichen.

Einen ausführlichen Durchgang mit Formulierungsbeispielen gibt der Ratgeber Vertrag mit dem Hochzeitsfotografen.

Wie zahlt ihr die Anzahlung sicher?

Eine Anzahlung an sich ist kein Warnsignal: Der Fotograf sperrt euren Termin für andere Anfragen. Sicher wird sie durch die Reihenfolge und den Empfänger:

• Erst der Vertrag, dann das Geld. Zahlt nicht, um euch einen Termin „bis Freitag“ zu sichern, bevor die Bedingungen schriftlich vorliegen.
• Empfänger prüfen: Das Konto sollte zu dem Namen oder Unternehmen passen, das im Impressum und im Vertrag steht.
• Beleg verlangen: Lasst euch für jede Zahlung eine Rechnung geben. Für Unternehmer regelt das Umsatzsteuergesetz, welche Angaben auf eine Rechnung gehören.^[6]
• Keine Barzahlung ohne Quittung.

Wie hoch eine Anzahlung sein darf und wann ihr sie zurückbekommt, erklärt der Ratgeber Anzahlung beim Hochzeitsfotografen.

Gilt bei einer Online-Buchung ein Widerrufsrecht?

Schließt ihr den Vertrag ausschließlich online oder per Mail, kann er ein Fernabsatzvertrag sein. Dafür gilt grundsätzlich ein Widerrufsrecht, das Gesetz nimmt aber unter anderem Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen aus, wenn der Vertrag einen festen Termin vorsieht.^[7] Ob das auf eure Buchung zutrifft, hängt vom Einzelfall ab. Fragt euren Fotografen, ob er euch über ein Widerrufsrecht belehrt – und haltet euch im Zweifel an die vertraglichen Stornoregeln, die der Ratgeber Storno und Rücktritt erklärt.

Was passiert nach der Hochzeit?

Nach dem Tag beginnt die Bearbeitung. Drei Dinge schützen eure Bilder:

• Lieferfrist im Blick behalten: Steht im Vertrag eine Frist, dürft ihr euch darauf verlassen. Was ihr tun könnt, wenn sie verstreicht, steht im Ratgeber Hochzeitsfotos nicht geliefert.
• Galerie sofort sichern: Ladet alle Bilder in voller Auflösung herunter und speichert sie an zwei Orten, zum Beispiel auf einer Festplatte und in einem Cloud-Speicher. Viele Galerien sind nur befristet online. Was eine gute Online-Galerie bietet, erklärt der Ratgeber Online-Galerie für Hochzeitsfotos.
• Rechte klären, bevor ihr teilt: Was ihr posten dürft und was für Fotos eurer Gäste gilt, steht in den Ratgebern Nutzungsrechte und Fotos und Datenschutz.

Was übernimmt Beste Hochzeitsfotografen – und was nicht?

Wir sind eine Vergleichsplattform. Das heißt konkret:

• Vergleichen und anfragen: Profile mit Portfolio, Stil und Bewertungen, eine Anfrage an bis zu fünf Fotografen, Antworten in einem Postfach. Für Paare kostenlos.
• Reihenfolge nicht käuflich: Wie sortiert wird, steht in der Methodik. Bezahlte Anzeigen sind gekennzeichnet und ändern die Reihenfolge nie.
• Kontaktdaten geschützt: Fotografen sehen eure E-Mail-Adresse und Telefonnummer erst, wenn ihr sie selbst weitergebt.
• Alles an einem Ort, wenn euer Fotograf mitmacht: Nutzt euer Fotograf die Werkzeuge der Plattform, kommen Angebot, Vertrag und Rechnung in euer Postfach, und die Galerie kann dort ausgeliefert werden. Dann liegen alle Unterlagen an einer Stelle.

Was wir nicht sind: Vertragspartner. Den Vertrag schließt ihr direkt mit dem Fotografen, und Zahlungen gehen an ihn. Prüft ihn deshalb genauso sorgfältig wie jeden anderen Vertrag.

Die Paragrafen in diesem Ratgeber sind deutsches Recht. Heiratet ihr in Österreich oder der Schweiz oder bucht ihr dort, gelten andere Gesetze; die Prüfschritte bleiben trotzdem sinnvoll.

Checkliste: Hochzeitsfotograf sicher buchen

• Impressum geprüft, vollständige Galerien gesehen, Bewertungen gelesen
• Dieselbe Anfrage an mehrere Fotografen geschickt
• Kennenlerngespräch geführt, Plan für schlechtes Wetter besprochen
• Angebot mit Stunden, Bildanzahl, Lieferfrist und Extras verglichen
• Vertrag mit Lieferung, Ausfall, Storno und Nutzungsrechten unterschrieben
• Anzahlung erst danach, an den Empfänger aus dem Impressum, mit Rechnung
• Galerie nach der Lieferung sofort heruntergeladen und doppelt gespeichert

Bereit für den ersten Schritt? Fragt bis zu fünf Fotografen auf einmal an oder beschreibt eure Hochzeit im Suchauftrag.