Ohne Vertrag kein Fotograf: Was in den Vertrag mit dem Hochzeitsfotografen gehört

Kurz gesagt: Eine Hochzeitsreportage ist in der Regel ein Werkvertrag; er kann auch mündlich zustande kommen, doch im Streit zählt, was sich belegen lässt.^[1] Haltet deshalb Eckdaten, Leistungen, Ersatz bei Krankheit, Lieferfrist, Nutzungsrechte und Storno schriftlich fest und unterschreibt erst, wenn ihr jeden Punkt versteht.

Ein Handschlag, ein paar Nachrichten auf Instagram und eine Überweisung – so beginnen erstaunlich viele Buchungen. Solange alles gut läuft, ist das kein Problem. Sobald etwas schiefgeht, stellt sich aber die Frage: Was war eigentlich vereinbart? Ein klarer, schriftlicher Vertrag beantwortet diese Frage, bevor sie zum Streit wird.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Punkte in den Vertrag mit eurem Hochzeitsfotografen gehören. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft euch aber, Verträge zu lesen und gezielt nachzufragen.

Warum ein schriftlicher Vertrag so wichtig ist

Rechtlich ist eine Hochzeitsreportage in der Regel ein Werkvertrag: Der Fotograf schuldet ein Ergebnis, ihr die Vergütung ^[1]. Ein solcher Vertrag kann auch mündlich zustande kommen. Das Problem ist der Beweis. Wenn ihr später über Lieferfristen, Anzahl der Bilder oder den Ersatzfall streitet, zählt, was ihr belegen könnt.

Verwendet der Fotograf eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen, werden diese nur Vertragsbestandteil, wenn er bei Vertragsschluss darauf hinweist und ihr sie zur Kenntnis nehmen könnt ^[2]. Lasst euch die AGB also geben und lest sie, bevor ihr unterschreibt.

Die Checkliste: Was in den Vertrag gehört

1. Die Eckdaten

• Datum, Uhrzeit von Beginn und Ende
• Alle Orte (Getting Ready, Standesamt oder Kirche, freie Trauung, Location)
• Eure Namen und Kontaktdaten sowie die vollständigen Daten des Fotografen – mit Anschrift, wie sie auch im Impressum steht

2. Wer fotografiert

Steht im Vertrag nur ein Studioname, kann am Tag eine andere Person kommen. Lasst den Fotografen namentlich nennen. Falls ein zweiter Fotograf oder eine Assistenz dabei ist: auch diese Person.

3. Leistungsumfang

• Stundenzahl oder Programmpunkte, die begleitet werden
• Ungefähre Anzahl bearbeiteter Bilder oder zumindest eine Spanne
• Extras wie Album, Vorschaubilder, Paarshooting vorab
• Was bei Überstunden gilt und was sie kosten

4. Preis und Zahlung

• Gesamtpreis inklusive aller Kosten (Anfahrt, Übernachtung, Extras)
• Höhe der Anzahlung und ob sie mit dem Gesamtpreis verrechnet wird
• Fälligkeit der Restzahlung – idealerweise bei Lieferung
• Zahlung nur gegen Rechnung und auf ein Konto des Vertragspartners

Mehr dazu im Ratgeber Anzahlung beim Hochzeitsfotografen.

5. Lieferung

• Konkrete Lieferfrist
• Lieferform (Galerie, Download) und wie lange die Galerie verfügbar ist
• Datensicherung (zwei Speicherkarten, Backup)

Was ihr tun könnt, wenn die Bilder trotzdem auf sich warten lassen, steht im Ratgeber Hochzeitsfotos nicht geliefert.

6. Krankheit und Ersatz

• Was passiert, wenn der Fotograf ausfällt?
• Gleichwertiger Ersatz – und euer Recht, den Ersatz abzulehnen
• Vollständige Rückzahlung aller Beträge, wenn kein Ersatz zustande kommt

Ausführlich im Ratgeber Hochzeitsfotograf sagt ab.

7. Storno durch euch

Ohne vertragliche Regelung kann der Fotograf bei einer Kündigung durch euch grundsätzlich die vereinbarte Vergütung verlangen, muss sich aber ersparte Aufwendungen und anderweitige Einnahmen anrechnen lassen ^[3]. Viele Verträge enthalten stattdessen eine Stornostaffel. Prüft, ob sie nachvollziehbar ist, und fragt nach einer Regelung für eine Verschiebung des Termins.

8. Nutzungsrechte an den Bildern

Der Fotograf ist Urheber der Bilder. Was ihr damit machen dürft, hängt von den eingeräumten Nutzungsrechten ab ^[4]. Lasst festhalten:

• Private Nutzung: drucken, verschenken, in sozialen Medien teilen
• Ob der Fotograf dabei genannt werden muss
• Ob ihr Bilder für Danksagungskarten bei einer Druckerei bestellen dürft

9. Veröffentlichung durch den Fotografen

Bilder, auf denen ihr zu erkennen seid, dürfen grundsätzlich nur mit eurer Einwilligung verbreitet werden ^[5]. Viele Fotografen möchten Hochzeiten auf Website oder Instagram zeigen. Das ist legitim, aber eure Entscheidung. Regelt ausdrücklich, ob, wo und in welchem Umfang das erlaubt ist – und ob das auch für Bilder eurer Gäste und Kinder gilt.

10. Datenschutz

Fragt, wie lange der Fotograf Rohdaten und Galerien aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.

Rote Flaggen beim Vertrag

• Es gibt gar keinen Vertrag, nur „Wir machen das per WhatsApp“.
• Der Vertragspartner ist ein anderer als die Person auf der Website.
• Leistungen sind schwammig („ca. Tagesbegleitung“, „viele Bilder“).
• Storno gilt nur für euch, nicht für den Fotografen.
• Der Fotograf behält sich unbeschränkte Veröffentlichung eurer Bilder vor, ohne dass ihr widersprechen könnt.

So nutzt ihr die Anfragephase

Viele dieser Punkte lassen sich schon bei der Anfrage klären. Wenn ihr Fotografen über unsere Plattform anfragt, könnt ihr eure Fragen direkt im Postfach stellen und die Antworten nebeneinander vergleichen. Mit „Mehrere Fotografen gleichzeitig anfragen“ erreicht ihr bis zu fünf passende Fotografen in einem Schritt. Den Vertrag schließt ihr anschließend direkt mit dem Fotografen eurer Wahl.

Für Paare in München lohnt sich der Einstieg über unsere Übersicht Hochzeitsfotografen in München oder die Suche mit Umkreis. Hilfreich bei der Planung ist auch unser Ratgeber Was kostet ein Hochzeitsfotograf in München?.

Fazit

Ein guter Vertrag ist kein Misstrauen, sondern Professionalität – auf beiden Seiten. Seriöse Fotografen haben ihn ohnehin parat und erklären ihn gern. Geht die Checkliste durch, fragt bei Unklarheiten nach und unterschreibt erst, wenn ihr jeden Punkt versteht. Dann könnt ihr euch auf das konzentrieren, worum es eigentlich geht: euren Tag.