Briefing für den Hochzeitsfotografen: Was er vor dem Tag wissen muss

Kurz gesagt: Ein gutes Briefing gibt eurem Fotografen alles, was er am Tag nicht erst erfragen soll: Zeitplan, Adressen, Ansprechpartner, Gruppenfotoliste, wichtige Menschen, Wünsche, Tabus und die Regeln der Orte. Schickt es einige Wochen vor der Hochzeit schriftlich und eine letzte Version in der Woche davor. Dann kann sich der Fotograf am Tag ganz auf euch konzentrieren.

Je besser euer Fotograf vorbereitet ist, desto weniger müsst ihr am Hochzeitstag selbst organisieren. Er weiß, wann er wo sein muss, wen er auf keinen Fall verpassen darf und wo er nicht fotografieren darf. Diese Checkliste fasst zusammen, was ins Briefing gehört.

Was ist ein Briefing für den Hochzeitsfotografen?

Ein Briefing ist die schriftliche Zusammenfassung aller Informationen, die der Fotograf für euren Tag braucht. Es ergänzt das Vorgespräch und den Vertrag. Der Vertrag regelt, was er liefert. Das Briefing regelt, wie der Tag abläuft. Was in den Vertrag gehört, erklärt der Ratgeber Vertrag mit dem Hochzeitsfotografen.

Wann sollte das Briefing stattfinden?

Am besten einige Wochen vor der Hochzeit, wenn Ablauf und Orte feststehen. Bewährt hat sich ein Vorgehen in zwei Schritten:

1. Vorgespräch einige Wochen vorher: Ablauf, Wünsche, Besonderheiten, offene Fragen.
2. Finale Version in der Woche vor der Hochzeit: letzter Zeitplan, Gruppenfotoliste, Ansprechpartner mit Telefonnummer.

Das Vorgespräch kann persönlich, per Video oder telefonisch stattfinden. Wichtig ist, dass am Ende alles schriftlich vorliegt.

Was gehört in die Briefing-Checkliste?

Diese Checkliste könnt ihr kopieren und ausfüllen:

Für die Gruppenfotos gibt es eine eigene Vorlage im Ratgeber Gruppenfotos bei der Hochzeit. Den Zeitplan baut ihr mit dem Ratgeber Zeitplan für den Hochzeitstag.

Welche Ortsregeln muss der Fotograf kennen?

Alle Vorgaben, die bestimmen, wo und wie fotografiert werden darf. Viele Orte haben eigene Regeln, und nicht jede Location erwähnt sie von sich aus. Fragt deshalb aktiv nach bei:

• Kirche: Ob und von wo während der Trauung fotografiert werden darf, ob Blitz erlaubt ist. Fragt beim Pfarramt nach.
• Standesamt: Wie viele Personen fotografieren dürfen und wo der Fotograf stehen kann. Fragt vorab beim Standesamt.
• Location: Ob es Bereiche ohne Fotos gibt, Regeln zu Licht, Drohnen oder Konfetti.
• Parks und Schlossgärten: In den Gärten der Bayerischen Schlösserverwaltung sind private Hochzeitsshootings ohne Anmeldung erlaubt. Drohnenaufnahmen, Softboxen, Blitzanlagen und sonstiges Equipment sind dort nicht gestattet ^[1]. Im Schlosspark Nymphenburg dürfen außerdem Wege nicht verlassen und Rasenflächen nicht betreten werden; im Winter werden Wege nicht geräumt und gestreut ^[2].

Will der Fotograf Bilder aus Schlossgärten später auf seiner Website zeigen, muss er das bei der Schlösserverwaltung beantragen ^[1]. Mehr zu Zuständigkeiten in München steht im Ratgeber Fotogenehmigung für Hochzeitsfotos in München.

Welche Informationen zu Gästen braucht der Fotograf?

Vor allem, wer besonders wichtig ist und wer nicht fotografiert werden möchte. Der LfDI Baden-Württemberg weist darauf hin, dass ein beauftragter Hochzeitsfotograf auf Grundlage des Vertrags zunächst nur das Brautpaar fotografieren darf; für Gäste braucht es eine andere Grundlage ^[3]. Gäste einer Feier rechnen laut LfDI mit einer Dokumentation, nicht aber mit einer Veröffentlichung ^[3].

Ins Briefing gehört deshalb:

• Gäste, die nicht oder nur wenig fotografiert werden wollen
• Kinder, deren Eltern keine Veröffentlichung wünschen
• Ob der Fotograf Bilder mit Gästen in seinem Portfolio zeigen darf

Mehr dazu im Ratgeber Hochzeitsfotos und Datenschutz.

Wer ist am Hochzeitstag Ansprechpartner?

Nicht ihr. Am Hochzeitstag solltet ihr keine Fragen zu Zeiten, Wegen oder Gruppenfotos beantworten müssen. Bestimmt eine Person, die den Ablauf kennt, gut erreichbar ist und Entscheidungen treffen darf, etwa eine Trauzeugin, einen Trauzeugen oder eure Hochzeitsplanung. Diese Person:

• hat den Zeitplan und die Gruppenfotoliste,
• informiert den Fotografen bei Verzögerungen,
• ruft Gäste für Gruppenfotos zusammen,
• kennt den Plan B bei Regen.

Wie übergebt ihr das Briefing am besten?

Schriftlich, in einem Dokument und mit Versionsdatum. Nachrichten, die über mehrere Kanäle verstreut sind, gehen leicht verloren. Bewährt hat sich:

1. Ein Dokument mit allen Punkten der Checkliste
2. Zeitplan und Gruppenfotoliste als eigene Seiten zum Ausdrucken
3. Prüft für euer Datum den Sonnenuntergang und tragt ihn ein. In München liegt er Mitte Juni gegen 21:15 Uhr, Ende Oktober schon kurz vor 17 Uhr ^[4].
4. Versand an Fotograf, Ansprechpartner und Location
5. Kurze Bestätigung des Fotografen, dass alles angekommen ist

Fazit

Ein gutes Briefing ist eine Seite Arbeit, die euch am Hochzeitstag viele Fragen erspart. Füllt die Checkliste aus, klärt Ortsregeln und Gästewünsche, bestimmt einen Ansprechpartner und schickt alles schriftlich.

Wenn ihr noch einen Fotografen sucht: Auf unserer Plattform laufen Nachrichten über das Postfach, sodass ihr Fragen fürs Vorgespräch an einem Ort habt. In München findet ihr Profile über Hochzeitsfotografen in München. Mit dem Suchauftrag beschreibt ihr eure Hochzeit einmal, und bis zu fünf passende, freie Fotografen schicken euch ein Angebot – kostenlos und unverbindlich.